Fluentian tietosuojaseloste (päivitetty 13.6.2023)

‍Tietosuoja ja vastuullinen liiketoiminta ovat meille tärkeitä. Fluentia Oy:ssä (myöhemmin Fluentia) tietosuoja nähdään osana kaikkea liiketoimintaa. Henkilötietoja käsitellään ja suojellaan asetusten ja lakien mukaisesti.
‍

‍REKISTERINPITÄJÄ
Fluentia Oy (y-tunnus: 3179241-8)
Postiosoite: Tykistökatu 4 B, 20520 Turku
Tietosuojaa koskevat kysymykset ja pyynnöt voit lähettää osoitteeseen: privacy@fluentia.fi.
‍

‍REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS JA KERÄTTTÄVÄT TIEDOT
Keräämme alla kuvattuja henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat tarkemmin kuvattu seuraavissa kohdissa:
‍
‍Työnhakijat
‍Työnhaku- ja rekrytointiprosessin yhteydessä käsittelemme seuraavia sinua koskevia tietoja:
•    Etu- ja sukunimi
•    Sähköposti

Edellä mainittujen tietojen lisäksi käsittelemme seuraavia tietoja siinä laajuudessa, jossa itse ne rekrytointiprosessin aikana meille annat:
•    Puhelinnumero
•    Postiosoite ja kotipaikkakunta
•    Nykyinen työnantaja
•    Koulutus- ja työhistoria
•    Taidot ja ammatillinen osaaminen
•    LinkedIn, Github ja Twitter tms. profiilin julkiset tiedot ja CV:n kautta jakamasi tiedot ja mahdollisest muut antamasi tiedot

Rekrytointiprosessin aikana kertyvät seuraavat tiedot tallennamme tarkoituksenmukaisessa laajuudessa:
•    Arvio soveltuvuudestasi hakemaasi tehtävään
•    Kanssasi käyty kirjallinenviestintä
•    Mahdollisten suosittelijoidesi antamat tiedot
•    Tieto rekrytoinnin etenemisestä, lopputuloksesta ja mahdollisen rekrytointiin sisältyvän tehtävän toteutus
•    Mahdollinen palautteemme sinulle, jotta voit kehittyä työssäsi tai työnhaussasi entistäkin paremmaksi

Tietoja käytetään rekrytointiprosessissa ja työhakemuksesi käsittelyssä rekrytointi- ja työnhakuvaiheen aikaista yhteydenpitoa varten sekä mahdollisen perehdytyksen ja työsuhteen aloituksen tukemiseen.

Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti vain henkilöltä itseltään. Henkilön suostumuksella tietoja voidaan saada myös muista lähteistä esimerkiksi henkilön nimeämiltä suosittelijoilta.

‍Asiakkaat ja yhteistyökumppanit
‍Ollessasi Fluentian asiakas tai yhteistyökumppani, voimme käsitellä seuraavia sinua koskevia tietoja:
•    Etu- ja sukunimi
•    Asiakas- tai kumppaniyrityksen tiedot yhteystietoineen
•    Henkilön asema ja yhteystiedot (sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
•    Henkilön luovuttamat muut tiedot (tiedot asiakaspalautteista ja osallistumiset tilaisuuksiin sekä uutiskirjeiden tilaukset)
•    IP-osoitetietoja käytetään asiakkuus- ja kumppanuussuhteen hoitamiseen sekä Fluentian palveluiden ja tapahtumien markkinointiin, toteuttamiseen ja kehittämiseen.

Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti asiakkuus- ja kumppanuussuhteen hallinnoinnin ja toteuttamisen puitteissa. Tietoja kerätään myös henkilöltä itseltään, kun esimerkiksi ilmoittaudut järjestämäämme tilaisuuteen, tilaat meiltä uutiskirjeen tai vierailet verkkosivustollamme.

‍Muut kontaktit
‍Jos olet meihin yhteydessä esimerkiksi tiedustellaksesi palveluistamme, ilmoittautumalla järjestämäämme tapahtumaan tai tilaamalla meiltä uutiskirjeen, voimme käsitellä seuraavia sinua koskevia tietoja siinä laajuudessa kuin olemme ne sinulta saaneet:
•    Etu- ja sukunimi
•    Sähköposti
•    Puhelinnumero
•    Organisaation nimi yhteistietoineen
•    Maa
•    Henkilön asema ja yhteystiedot
•    IP-osoite

Muut meille halutessasi antamasi tiedot (esimerkiksi LinkedIn-profiilin web-osoite)
Tietoja käytetään yhteydenottosi tai pyyntösi käsittelemiseksi ja sinun ja Fluentian välistä yhteydenpitoa varten. Lisäksi tietoja käytetään Fluentian palveluiden ja tapahtumien markkinointiin, toteuttamiseen ja kehittämiseen.

Henkilötietoja kerätään tällöin lähtökohtaisesti henkilöltä itseltään. Lisäksi tietoja voidaan kerätä verkkosivustomme käytön perusteella evästeiden avulla. Lisää evästekäytännöstämme kohdassa ”Evästekäytäntö”.
‍

‍OIKEUSPERUSTE JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on ensisijaisesti Fluentian oikeudellinen etu. Käsittelyn perusteena voi olla edellä mainitun sijasta tai lisäksi myös Fluentian ja sinun välisen sopimuksen täytäntöön paneminen, jolloin käsittelemme henkilötietoja kyseisessä sopimuksessa määriteltyjen tarkoitusten ja velvoitteiden toteuttamiseksi. Joissain tapauksissa käsittelymme perusteena voi olla edellä mainittujen asemesta tai lisäksi antamasi erillinen suostumus. Kerättyjä tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
‍

‍KUINKA KAUAN KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJA
Käsittelemme henkilötietoja vain niin kauan, kuin meillä on lakisääteinen oikeus tai velvollisuus käsitellä henkilötietoja. Arvioimme tallentamiemme tietojen tarpeellisuutta säännöllisesti ja poistamme sellaiset tiedot, jotka eivät ole enää tarpeellisia.
‍

‍EVÄSTEKÄYTÄNTÖ
Fluentia käyttää verkkosivustollaan evästeitä (Cookies) helpottamaan sivuston käyttöä. Käyttäjää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeitä ja niiden avulla kerättäviä tietoja käytetään myös verkkosivuston käytettävyyden ja käytön analysoimiseksi, käytön seurantaan ja sivuston kehittämiseksi.

Verkkosivustollamme on käytössä seuraavat evästeet:
•    Google Analytics. Käytämme Google Analyticsia verkkosivuston käytön seurantaan. Lisäksi Google asettaa evästeitä verkkosivustollemme, joiden nojalla Google seuraa asiakkaidensa verkkosivustojen käyttöä.

Evästeiden käytön koneellasi voi estää muuttamalla selaimen asetuksia, jolloin kaikki sivujen osat eivät ehkä näy koneellasi.
‍

‍TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tällöin varmistamme sopimuksin ja/tai lainsäädännön edellyttämällä tavalla, että luovutus tai siirto tapahtuu sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti siten, että luovutettavien tai siirrettävien henkilötietojen riittävä suojataso on varmistettu.
‍

‍REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Yksityiskohtaiset suojausperiaatteet on määritetty Fluentian tietoturvapolitiikassa, joka noudattaa ISO27002 (2013) rakennetta soveltuvin osin.
‍

‍TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
‍

‍MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).